Как правильно распоряжаться защищенной медицинской информацией

ПРАКТИКА - Серия 33 / Медицинский сериал (Ноябрь 2024)

Есть несколько способов правильно распоряжаться защищенной медицинской информацией. Правильное удаление защищенной медицинской информации (PHI) и другой конфиденциальной информации, будь то бумажный или электронный формат, является обязательным требованием HIPAA. Любое учреждение, определенное HIPAA как организация, на которую распространяется действие страховки, несет ответственность за обеспечение конфиденциальности и безопасности информации своего пациента, а также за сохранение конфиденциальности их ЗМИ.

Существует ряд решений, которые ваш медицинский офис может установить, чтобы правильно утилизировать ЗМИ, когда информация больше не нужна.

Правильная утилизация бумаги PHI

Бумага PHI должна никогда быть брошенным в обычный мусор. Размещение PHI в мусорных баках или мусорных контейнерах не является безопасным способом утилизации PHI. Мусорные баки и мусорные контейнеры доступны для общественности, и нет способа защитить документы от их получения и раскрытия их содержимого. Компании были оштрафованы за незаконное удаление PHI в мусорных контейнерах с указанием имен пациентов, дат рождения, номеров социального страхования и другой защищенной медицинской информации.

Прежде чем PHI может быть выброшен, его следует сделать неразборчивым путем измельчения или сжигания. Самый верный способ - нанять уважаемую компанию, чтобы уничтожить записи. Помогите своим сотрудникам соблюдать следующие процедуры:

Поместите небольшие контейнеры на каждую рабочую станцию с четкой надписью «PHI ТОЛЬКО ДЛЯ УДАЛЕННОГО УТИЛИЗАЦИИ - НЕ МУШИТЕ». Это предотвратит случайное попадание информации в корзину.
Обязательно следите за безопасными и незащищенными зонами, где мусор утилизируется в качестве меры предосторожности для любой ЗМИ, которую пациент может выбросить. Например, в зоне ожидания и уборных.
Помните, что определенная информация может нуждаться в дополнительных средствах защиты, таких как номера социального страхования, диагноз пациента и номера кредитных карт.

Во избежание путаницы придерживайтесь политики размещения всех бумажных документов в мусорном контейнере, независимо от того, имеется ли на них ЗМИ.
Сделайте выборочные проверки, чтобы убедиться, что все соблюдают правила.

Правильная утилизация электронной PHI

Электронная ЗМИ с меньшей вероятностью потребует утилизации. Однако, если ваш офис использует какой-либо тип съемных или портативных электронных носителей, таких как дискеты, компакт-диски или флэш-накопители, обязательно удалите, удалите или переформатируйте любую информацию, которая больше не нужна. Лучший способ - избегать использования при любой возможности.

Если необходимо утилизировать электронную ЗМИ, используйте очищающее программное или аппаратное обеспечение для перезаписи конфиденциальных данных нечувствительными данными. Другие варианты включают в себя очистку, которая требует сильного магнитного поля для уничтожения данных, или уничтожение устройства с использованием таких методов, как сжигание, измельчение и плавление. Компании, которые предоставляют безопасную утилизацию PHI на бумаге, могут также предоставлять безопасную электронную утилизацию PHI.

Обязательно удалите информацию с жесткого диска компьютеров, которые больше не используются или продаются таким образом, чтобы предотвратить восстановление данных. Будьте в курсе соответствия HIPAA, чтобы убедиться, что вы следуете самым последним рекомендациям.