Актуальные вопросы для руководителей медицинских офисов

Медицинский офис постоянно сталкивается со многими проблемами. Работа менеджера медицинского кабинета состоит в том, чтобы идентифицировать их и понять необходимые шаги для реализации успешных стратегий.

1

Подготовка к переменам

Добро пожаловать или нет, но изменения неизбежны, особенно в сфере здравоохранения. Важно быть готовым к возможным изменениям, которые могут быть связаны с технологией, соответствием требованиям или с целью удовлетворения потребностей ваших пациентов. Независимо от того, что меняет ваш медицинский кабинет, главное, как вы реагируете на эти изменения.

Медицинские офис-менеджеры должны быть готовы и уметь определять возможности для изменений, которые повысят эффективность и результативность работы офиса. Важно быть в курсе тенденций в области здравоохранения, связанных с финансами, соблюдением нормативных требований и планированием на будущее.

2

Переход на 5010

Хотя для всех поставщиков, больниц и плательщиков истек срок перехода с стандартов версии 4010 для электронных транзакций на здравоохранение на версию 5010 для электронных требований, переход еще далек от завершения. Учреждения по всей стране сталкиваются со многими проблемами при возвращении к «нормам» биллинга и кодирования. Получение чистых счетов будет занимать время, потому что проще говоря - никто из нас точно не знал, с чем столкнулся.

Самый важный шаг, который вы можете сделать, - это определить каждую проблему по мере ее возникновения. Независимо от того, есть ли у вас собственный ИТ-отдел или вам нужно связаться с поставщиком программного обеспечения для выставления счетов, будьте готовы к примерам того, что испытывают ваши посредники, чтобы исправить ситуацию. К сожалению, нет быстрого решения, но если вы останетесь на вершине этих «багов», то в долгосрочной перспективе вы хорошо послужите.

3

Защита конфиденциальности пациентов

Все поставщики медицинских услуг обязаны держать своих сотрудников обученными и информированными о соблюдении HIPAA. Преднамеренное или случайное, несанкционированное раскрытие PHI считается нарушением HIPAA. Вот 5 советов, чтобы не нарушать HIPAA:

1. Медицинские работники должны быть очень осторожны, чтобы не раскрывать информацию в ходе обычной беседы. Это легко сделать, упомянув третьему лицу что-то, казалось бы, незначительное, если сказать, что сегодня Джон Смит посетил офис.
2. Обсуждение информации о пациенте в зонах ожидания, коридорах или лифтах должно быть строго запрещено. Чувствительная информация может быть подслушана посетителями или другими пациентами. Также не забудьте хранить записи о пациентах в местах, недоступных для общественности.
3. PHI никогда не следует выбрасывать в мусорное ведро. Любой документ, брошенный в мусорную корзину, является открытым для общественности и, следовательно, является нарушением информации. Используйте стороннюю службу, которая специализируется на надлежащей утилизации ЗМИ.
4. Сплетни особенно трудно контролировать. Вот почему важно, чтобы доступ к информации был строго ограничен сотрудниками, чья работа требует этой информации. Этот тип нарушения может быть особенно вредным для репутации вашей организации, особенно в небольших сообществах, где «все знают всех».
5. Продажа списков пациентов или разглашение PHI третьим лицам в маркетинговых целях строго запрещено без предварительного разрешения пациента. Помните, что раскрытие информации о пациенте должно осуществляться только с целью оказания качественной медицинской помощи.

4

Инфекционный контроль

Предотвращение распространения инфекционных заболеваний является основной целью инфекционного контроля в медицинском кабинете. Как все мы знаем, правильное мытье рук является наиболее эффективным способом предотвращения распространения инфекций, однако, мытье рук само по себе не может справиться с этой задачей. Пациенты и персонал могут помочь:

• Будьте в курсе прививок, включая прививку от гриппа
• Использование надлежащей гигиены при кашле и чихании
• Соблюдайте надлежащие правила при обращении с кровью и другими биологическими жидкостями
• Ношение соответствующих средств индивидуальной защиты (СИЗ) при необходимости

Самым важным шагом, который медицинский офис может предпринять для предотвращения распространения инфекционных заболеваний, является добавление бесконтактных продуктов или устройств без помощи рук, которые повышают безопасность пациентов и обеспечивают защиту пациентов и персонала.

5

Неоплаченные претензии

Независимо от того, оплачиваются ли ваши медицинские претензии в электронном виде или на бумажном носителе по почте, обязательно, чтобы ваш медицинский персонал, следящий за страховыми перевозчиками, получил статус претензии. После того как счет был получен страховой компанией, вам не нужно быть в их власти, чтобы своевременно получить оплату.

В зависимости от вашего метода выставления счетов, вы должны рассчитывать на получение платежа всего за 15 дней. Если ваши страховые платежи составляют в среднем срок обработки, превышающий 30 дней с момента отправки ваших счетов до получения вами платежа, вашему офису необходимо разработать процедуру контроля претензий. Отслеживание статуса ваших претензий может значительно улучшить ваши дни дебиторской задолженности.

6

Внутренний контроль

Внутренний контроль определяется как процесс, предназначенный для предотвращения мошенничества, защиты ресурсов компании и обеспечения соблюдения законов и нормативных актов. Внутренний контроль эффективен только в том случае, если он отвечает конкретным потребностям медицинского кабинета, внедряется, контролируется и измеряется, чтобы убедиться, что он функционирует в соответствии с планом.

Медицинский офис должен предпринять упреждающий подход для предотвращения и выявления неправомерных действий сотрудников, имея политику в отношении внутреннего контроля. Профилактика и обнаружение играют очень важную роль в любом процессе внутреннего контроля, сводя к минимуму определенный уровень риска.