5 компонентов для эффективного внутреннего контроля

Внутренний контроль определяется как процесс, предназначенный для предотвращения мошенничества, защиты ресурсов компании и обеспечения соблюдения законов и нормативных актов. Внутренний контроль эффективен только в том случае, если он определяется конкретными потребностями медицинского учреждения, внедряется, контролируется и измеряется, чтобы убедиться, что он функционирует в соответствии с планом.

Медицинский офис должен предпринять упреждающий подход для предотвращения и выявления неправомерных действий сотрудников, имея политику в отношении внутреннего контроля. Профилактика и обнаружение играют очень важную роль в любом процессе внутреннего контроля, сводя к минимуму определенный уровень риска.

1

Практика найма

Наем лучших медицинских работников офиса является эффективным способом укрепления процесса внутреннего контроля. Наем персонала, который является компетентным, заслуживающим доверия и надежным путем тщательного предварительного отбора кандидатов, является просто хорошим деловым смыслом. Проверка биографических данных и справок - это простой способ отсеять плохие яблоки и удержать определенных людей от подачи заявки на работу.

Хотя прежним работодателям не разрешается предоставлять какую-либо информацию, кроме статуса занятости и права на переподготовку, вы можете попросить кандидатов предоставить контактную информацию для предыдущих руководителей или сотрудников, чтобы получить более подробную информацию. Проверки данных, в том числе проверки кредитоспособности, также предоставляют подробную информацию о личной истории заявителя.

2

Разделение обязанностей

Разделение обязанностей не позволяет одному сотруднику нести ответственность за несколько транзакций, связанных с управлением финансами. Всякий раз, когда сотруднику приходится обращаться с деньгами, должен быть один человек, который санкционирует определенные транзакции, другой человек, ответственный за обработку, и другой - для сверки и ведения записей. Это гарантирует, что никто не сможет выполнить задачу, которая не была обнаружена или проверена другим человеком.

Разделение обязанностей затрудняет потерю любой суммы денег, будь то на уровне приемной или на административном уровне медицинского кабинета. Когда сотрудники знают, что каждый процесс отслеживается и контролируется, это способствует точности и честности при выполнении задач.

3

Документация

Каждая финансовая операция должна иметь бумажный след. Документирование - это не только практика написания или документирования действий, но также хранение копий всех финансовых записей, таких как счета-фактуры и денежные переводы. Сотрудники должны быть осведомлены, чтобы никогда не выполнять транзакцию на основе устного запроса.

Действующая документация включает в себя официальные медицинские бланки, бланки или счета-фактуры и должна быть подписана, если это необходимо. Чеки всегда должны иметь счет-фактуру, как и возвраты, денежные переводы или платежные проводки. Денежные средства должны приниматься, а не выдаваться, если только вы не вернули пациенту сдачу. Сверка кассовых ящиков должна также документироваться в начале и конце каждой смены.

4

Физические и электронные гарантии

Использование сейфов, систем охранной сигнализации, камер и замков может помочь медицинскому учреждению в защите данных, инвентаря, активов и денег.

1. Храните все кассовые боксы, чеки и книги квитанций в сейфе с ограниченным доступом медицинского персонала. Комбинации следует регулярно менять.

2. Имейте системы сигнализации в нерабочее время и нерабочие дни.

3. Камеры могут быть размещены на каждом входе и выходе, на стойке регистрации и нацелены на сейф.

4. Держите двери в подсобном помещении и / или аптечном шкафу закрытыми и открывайте доступ к определенным зонам только по мере необходимости

Электронные средства защиты включают использование паролей и ограничение доступа только авторизованному персоналу.

5

Мониторинг операций

Любой процесс внутреннего контроля был бы неполным без способа мониторинга операций. Мониторинг внутреннего контроля включает проверку ежедневных операций, чтобы убедиться, что процессы работают правильно.

1. Сверка денежных средств

2. Аудит счета или графика

3. Проверка путем сравнения отчетов

4. Регулярные инвентарные проверки

Очень важно внимательно следить за всеми процессами, но в первую очередь менеджер медицинского кабинета должен:

1. Установите правила и цели

2. Сообщите их всем сотрудникам

3. Предоставляйте отзывы на регулярной основе