5 шагов для повышения эффективности работы медицинского офиса

1

Установите четкие ожидания для каждой вакансии

Улучшение работы сотрудников должно начинаться с четких ожиданий. Это устанавливает основу для обеспечения того, чтобы как менеджер, так и персонал знали о требованиях к своей должности.

Без четких ожиданий невозможно определить, хорошо ли выполняет работа работник или плохо. Нереально предполагать, что работник знает, каковы ожидания от работы, не перебирая ее с собой.

Ожидания должны включать измеримые цели, а также цели качества. Включите вспомогательные задачи, такие как перекрестное освещение других позиций. Например, ожидается ли, что ваш медицинский биллер покроет стойку регистрации, когда медицинский регистратор болен или во время обеда? Кто должен отвечать на звонки, когда администратор занят обслуживанием пациентов?

2

Обеспечить персонал необходимыми инструментами

Как только менеджер и персонал осознают ожидания, необходимо обеспечить, чтобы у каждого сотрудника были инструменты, необходимые для эффективного выполнения его работы. Персонал не может нести ответственность за выполнение работы, если у него нет всех необходимых инструментов. Вы обновили книги по кодированию, программное обеспечение, компьютеры, системы связи? Рабочие станции настроены эргономично? Есть ли у вас действующие и доступные правила и процедуры, чтобы они на них ссылались?

Важно не только иметь инструменты для выполнения своей работы, но также необходимо убедиться, что эти инструменты эффективны. Было бы неплохо оценить инструменты, доступные персоналу при определении ожиданий. Кто знает больше, чем сами сотрудники, какие инструменты им нужны для более эффективной и результативной работы.

3

Обеспечить постоянное образование и обучение

Индустрия здравоохранения постоянно меняется, и единственный способ, с помощью которого сотрудники могут постоянно достигать ожиданий, - это постоянно получать образование и обучение. Требования к выставлению счетов и кодированию меняются ежегодно, и для того, чтобы сотрудники могли идти в ногу с этими изменениями, должна существовать система, позволяющая быть в курсе этих изменений.

По крайней мере, один раз в год сотрудники должны посещать семинары Medicare и Medicaid или организовывать тренинги с местным представителем для проведения обучения без отрыва от производства. Также могут проводиться другие виды обучения, в том числе одноранговое обучение или обучение суперпользователя.Для сотрудников, которые могут испытывать трудности в определенной области или нуждаются в повышении квалификации по таким вопросам, как улучшение коллекций, обслуживание клиентов, телефонный этикет и т. Д., Существуют доступные онлайн-программы обучения.

4

Обеспечить руководство и направление при необходимости

Многие менеджеры ожидают, что их сотрудники имеют образование, обучение и инструменты для достижения ожиданий своей работы. По большей части, они могут. Однако никто никогда не знает всего, что нужно знать об их работе, и все же может потребоваться дополнительная помощь. Как менеджер медицинского офиса, ваша работа заключается в том, чтобы давать указания и указания вашим сотрудникам, когда это необходимо. Возникают уникальные ситуации, которые требуют ввода или решения со стороны менеджера.

Сотрудники должны чувствовать себя уверенными, что, если они не знают ответа, есть хотя бы один человек, к которому они могут прийти, от которого они могут зависеть. Менеджеры должны быть ресурсом для своих сотрудников. Даже если вы не знаете ответы на все вопросы в качестве менеджера, вы можете направить свой персонал в нужное место, чтобы найти ответы.

5

Предоставляйте отзывы как минимум два раза в год

Подведем итог:

1. Вы установили четкие ожидания для каждой должности
2. Вы предоставили персоналу необходимые инструменты для эффективного выполнения своей работы.
3. Вы обеспечили персоналу непрерывное обучение и подготовку персонала для достижения ожиданий.
4. Вы дали указания и указания своим сотрудникам, когда они в этом нуждаются.

Теперь пришло время проводить полугодовые и годовые обзоры. Руководители и сотрудники обычно имеют разные представления о целях оценки или проверки сотрудника. Некоторые считают, что это для определения увеличения заработной платы, для определения областей улучшения или иметь документацию для будущего использования. Для некоторых это может быть все это. Это также инструмент для повышения производительности сотрудников. Менеджеры могут использовать этот инструмент, чтобы определить уровень достижения сотрудником своих ожиданий и предоставить обратную связь, чтобы помочь им расти в своей работе.