5 важных функций ресепшн

Стойка регистрации медицинского кабинета может быть очень оживленным местом. Персонал на стойке регистрации имеет важное значение для бесперебойной работы медицинского кабинета. Персонал на стойке регистрации обычно состоит из регистраторов и / или медицинских помощников, и в зависимости от размера медицинского кабинета один человек может быть и тем, и другим. Помимо клинических обязанностей, стойка регистрации отвечает за пять административных обязанностей:

1. Приветствие пациентов
2. Отвечать и управлять телефоном
3. Планирование встреч
4. Межофисная связь
5. Внешняя переписка

1

Приветствие Пациентов

Приветствие пациентов - это не только то, что вы говорите, но и то, как вы общаетесь с пациентами. Сотрудники стойки регистрации отвечают за то, чтобы пациенты чувствовали себя как дома.

Стойка регистрации - это первое впечатление, которое пациент получает при вызове или посещении медицинской практики. Важно, чтобы стойка регистрации обеспечивала исключительное обслуживание клиентов и была позитивным представлением медицинской практики.

Вот другие способы приветствия пациентов:

• Отвечает на телефон, поддерживая вежливую и последовательную манеру, используя надлежащий телефонный этикет
• Содержит приемную чистую и организованную
• Регистрирует новых пациентов и обновляет существующие демографические данные пациентов, собирая подробную информацию о пациенте, включая личную и финансовую информацию
• Облегчает поток пациентов, уведомляя поставщика о прибытии пациентов, осознавая задержки и общаясь с пациентами и медицинским персоналом
• Отвечает на вопросы пациентов, будущих пациентов и посетителей вежливо

2

Управляет телефоном

Хотя ответ на телефонный звонок вежливым и последовательным образом является частью приветствия пациентов, это не единственная обязанность сотрудников стойки регистрации по телефону. Администрация отвечает за прием всех входящих вызовов, а также, при необходимости, за исходящие вызовы.

• Входящие звонки: входящие звонки состоят из звонков пациентов, телемаркетеров, фармацевтических представителей, других врачей и многого другого. При управлении телефонами с использованием этих коммуникативных навыков персонал на стойке регистрации должен использовать надлежащий телефонный этикет: быть активным слушателем, вести себя хорошо, разговаривать по телефону, использовать такт, задавать вопросы и сохранять конфиденциальность.
• Исходящие звонки: иногда сотрудникам стойки регистрации может потребоваться сделать исходящие звонки, чтобы обсудить встречу с пациентом, назначить встречу или направление извне или заказать расходные материалы. Как представитель медицинского кабинета, так же важно использовать надлежащий телефонный этикет.

3

Планирование встреч

Эффективное планирование необходимо для отличного опыта пациента и плавного потока пациентов. Большинство медицинских офисов используют программное обеспечение для планирования, которое делает планирование встреч простым и легким.Тем не менее, персонал на стойке регистрации должен быть в состоянии заполнить отмены или неявки и стать эффективным в информировании пациентов и врачей об изменениях в расписании.

4

Межведомственная связь

Стойка регистрации медицинского кабинета похожа на узел связи. Большая часть межведомственной связи проходит через ресепшн, особенно когда речь идет о любых административных задачах, связанных с пациентом.

Для наиболее эффективной передачи четкой и краткой информации крайне важно. Будь то в заметке, в письменном сообщении, по электронной почте внутри офиса, во время общения один на один или в группе, важно придерживаться данной темы, а не отклоняться от темы.

Вот некоторые базовые навыки, необходимые для эффективного межведомственного общения:

• Телефонный этикет
• Обслуживание клиентов
• Основные программы Word и Excel
• Тайм-менеджмент
• Организационные навыки

5

Внешняя Связь

Внешнее общение предполагает потенциальное общение с поставщиками, другими врачебными практиками, страховыми компаниями и другими предприятиями. Это может потребовать совершения исходящих телефонных звонков, набора профессиональных писем, отправки факсов и рассылки писем.

Знание офисных процедур, обычно получаемых из сертификата или степени Associates в бизнес-программе, включая административные процессы и процедуры, обработку претензий, составление карт пациентов и базовые навыки работы на компьютере. Базовые навыки административного помощника и способность адекватно управлять офисным оборудованием важны для успеха фронт-офиса.